Учёт работ и материалов в заказе: строка, гарантия, закуп и зарплата мастера
Вечер, последний заказ выдан. Клиент заплатил девять тысяч за экран, деньги лежат в кассе. Сколько из них заработал сервис и сколько причитается мастеру, владелец узнает только после того, как найдёт чек поставщика и откроет тетрадь с процентами.
В ChatOffice для этого есть вкладка заказа «Работы и материалы». Здесь каждая работа и каждая деталь записаны отдельной строкой со своей ценой, закупом, гарантией и мастером. Прибыль и зарплата видны, пока техника ещё в сервисе. Ниже разбираем экран сверху вниз.
Работы и материалы добавляют в уже принятый заказ. Как его оформить при приёме, мы описали в статье про учёт заказов в сервисном центре.
Работа и деталь записываются разными строками
«Замена экрана, 9000» в одной строке удобно писать, но по такой записи ничего нельзя посчитать. Экран купили у поставщика. Работу сделал мастер, и зарплату он получает за работу. За деталь ему не платят. Гарантия на экран и на работу тоже бывает разной.
Поэтому во вкладке два входа. В поле «Выполненную работу» по клику открывается весь прайс работ, а при наборе список сужается. Работу, которой в прайсе нет, мастер добавит кнопкой «+», и она встанет строкой с тем названием, которое он набрал. Кнопка «Запчасти / Работы» открывает товары из прайса: деталь со склада ложится строкой вместе с розничной ценой и закупом из карточки.
Мастер выбирается над строками один раз и подставляется в каждую новую. Если на приёме администратор записал примерную цену одним числом, она переходит в первую работу заказа, и цену заново никто не набирает.
Как деталь попадает на полку и в резерв под заказ, мы разобрали в статье про учёт запчастей в сервисном центре. Здесь речь о том, что происходит с ней в заказе.
Гарантия стоит у каждой строки
Клиент возвращается через месяц и говорит, что экран снова не работает. Чтобы спор решился за минуту, гарантия должна быть записана у той строки, к которой относится. На дисплей поставщик даёт один срок, на пайку сервис даёт свой.
В карточке строки есть поле «Гарантия». Рядом с числом стоит единица, и клик по ней переключает месяцы на дни и обратно. Пустое поле означает, что гарантии нет. Срок каждой строки уходит в печатные документы: в акте выполненных работ клиент видит, на что и сколько ему обещали.
Закуп: от него считаются прибыль и зарплата
Закуп — это сколько сервис заплатил за деталь или расходник по этой строке. Пока закупа нет, кабинет считает, что деталь досталась даром, и прибыль выходит больше настоящей. Вместе с ней растёт и зарплата всех, кто получает процент с прибыли заказа.
Поле «Закуп» есть у каждой строки. Деталь со склада приносит закуп с собой. Если работа добавлена по названию, а у заказа указаны бренд и модель, под строкой появляются варианты цены от нашего бота: деталь с ценой ремонта и с оптовой ценой у поставщика. Клик ставит в строку цену и закуп сразу. Такой закуп помечен как примерный, пока администратор не впишет сумму по чеку.
На склад закупочная цена попадает из накладной поставщика, когда накладную проводят поступлением. Как заполнить такую накладную и что в ней проверить, мы показали в статье про бланк накладной.
У некоторых строк закупа правда нет: работа без деталей или расходник давно списан. Тогда рядом с полем нажимают «нет». Это явный выбор, и заказ с ним выдаётся спокойно.
Прибыль по строке и по всему заказу
Под каждой строкой стоит её прибыль: цена минус закуп, умноженные на количество. Ниже всех строк — итоги заказа: валовая прибыль, сколько клиент уже внёс, сколько осталось доплатить и сколько всего.
Итог виден, пока заказ ещё в работе. Администратор замечает строку, где деталь продали дешевле закупа, пока клиент стоит у стойки. Владелец смотрит, какие работы приносят деньги, по живым заказам, без отчёта в конце месяца.
Зарплата мастера записывается у работы
Поле «ЗП мастера» стоит у каждой строки. Если его оставить пустым, зарплата начислится по правилам, заданным мастеру в кабинете, например процентом от прибыли заказа. Под строкой подписано, откуда возьмётся сумма: по правилам, по прайсу или вручную.
От чего считать процент мастеру, от цены строки или от прибыли, и сколько он получит с заказа с дорогой деталью, мы посчитали в статье зарплата процентом от выручки или от прибыли.
Кроме процента со строк, мастеру можно платить фиксированную сумму за каждый выход. Как выходы отмечаются и попадают в табель, мы показали в статье про график смен и оплату за выход.
Многим мастерам платят по прайсу: за замену дисплея одна сумма, за пайку разъёма другая. Для такого мастера рядом с полем есть кнопка «Прайс мастерам» со строками для этой работы и этого устройства. Когда подходящая строка одна, сумма встаёт сама и подсвечивается зелёным до выдачи. Администратор сразу видит, сколько получит мастер, и не гадает, записалась ли зарплата. Если работа сложнее обычной, сумму поправляют руками.
Что кабинет не даст выдать
Ошибки в строках обычно находят через месяц, когда пересчитывают зарплату. Поэтому владелец кабинета включает проверки, которые срабатывают на выдаче заказа:
- оплаченный заказ без работ не выдаётся;
- заказ не выдаётся, пока у каждой работы не выбран мастер;
- без закупа у замены или запчасти кабинет либо переспросит, либо не выдаст заказ вовсе, а выдать его сможет только владелец;
- в выданном заказе цены, закуп и ЗП меняет только владелец, и только он возвращает заказ в работу.
Какие проверки включить, решает сервис. У себя мы включили запрет на выдачу без закупа: с ним прибыль и зарплата в отчётах совпадают с деньгами в кассе. Все строки потом складываются в журнал учёта ремонтов, где видно, кто что чинил и с какой гарантией.
У нас в «Формуле» выдача без зарплаты мастера стала одним из поводов для вычета из премии администратора. Как записать такое условие по закону, мы разобрали в статье про штрафы сотрудникам.
Частые вопросы
Чем учёт работ и материалов в сервисе отличается от сметы на стройке?
Смета считается до начала работ, а в сервисе строки пишутся по ходу ремонта: мастер вскрыл телефон, нашёл вторую поломку и добавил работу. Деталь при этом списывается со склада в конкретный заказ.
Можно добавить работу, которой нет в прайсе?
Да. Название набирают в поле «Выполненную работу» и нажимают «+». Цену и гарантию строке ставят руками.
Что будет, если не вписать закуп?
Прибыль заказа выйдет больше настоящей, и процент с неё начислится тоже больше. Чтобы так не случилось, включите в настройках запрет на выдачу без закупа.
Посмотреть вкладку на своих заказах можно в ChatOffice. Если заказы сейчас ведутся в другой программе, базу перенесём мы.