Бланк накладной: образец и как его заполнить
Курьер ставит на стойку коробку с дисплеями, протягивает лист и показывает, где расписаться. Этот лист и есть товарная накладная. По ней видно, что поставщик передал товар, а вы его приняли: сколько штук, по какой цене и кто подписал с каждой стороны. Ниже бланк накладной целиком, его можно скопировать со страницы или скачать в Word и Excel.
Тот же бланк пригодится и в обратную сторону, когда товар отдаёте вы: запчасти, аксессуары или расходники организации. Своего бухгалтера у небольшого сервиса часто нет. Но бухгалтерия покупателя всё равно попросит документ на каждую поставку.
Когда аксессуар покупает частный клиент, накладная ему не нужна: он получает кассовый чек и, если попросит, товарный. Бланк товарного чека в Word и Excel лежит в статье про товарный чек.
Образец товарной накладной
Бланк мы уложили в одну страницу. В квадратных скобках места для своих данных, под таблицей строка для суммы прописью, ниже подписи сторон.
Тот же бланк можно заполнить онлайн: форма посчитает суммы и НДС, готовую накладную вы скачаете в PDF или Word.
ТОВАРНАЯ НАКЛАДНАЯ № [___]
от «___» ____________ 20___ г.
Поставщик: [наименование организации или ИП, ИНН, КПП, адрес, телефон, р/с, банк, БИК]
Покупатель: [наименование организации или ИП, ИНН, КПП, адрес, телефон]
Грузополучатель: [заполняют, если товар получает не покупатель, а другое лицо или адрес]
Основание: [договор поставки № ___ от ___ или счёт № ___ от ___]
Поставщик передал, а покупатель принял следующие товары:
| № | Наименование товара, артикул | Ед. изм. | Кол-во | Цена без НДС, руб. | Сумма без НДС, руб. | Ставка НДС | Сумма НДС, руб. | Сумма с НДС, руб. |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Дисплей в сборе [модель], арт. [___] | шт. | ||||||
| 2 | Аккумулятор [модель], арт. [___] | шт. | ||||||
| 3 | ||||||||
| Итого | ||||||||
Всего наименований [___], на сумму [сумма прописью] руб. [___] коп., в том числе НДС [сумма или «Без НДС»].
Отпуск произвёл (поставщик): [должность] ____________ / [фамилия, инициалы] /
Груз получил (покупатель): [должность] ____________ / [фамилия, инициалы] /
По доверенности № [___] от [___], выданной [кем и кому] — если товар получает представитель.
Дата получения: «___» ____________ 20___ г.
М. П. (при наличии)
Скачать бланк накладной в Word
Скачать бланк накладной в Excel
В нашем файле Excel достаточно вписать количество и цену: сумма по строке, налог и итог посчитаются сами. Word удобнее, если накладную заполняют ручкой или меняют графы под себя.
Что писать в каждой графе
Закон о бухгалтерском учёте перечисляет семь сведений, без которых первичный документ неполный (часть 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ): название документа, дата, кто его составил, что произошло, количество и сумма с единицами измерения, должности участников и их подписи с фамилиями и инициалами. В нашем бланке под каждое есть место.
Номер и дата. Номер продавец ставит по своему порядку. Датой служит день, когда товар передали покупателю, даже если деньги придут через неделю.
Поставщик и покупатель. Название, ИНН, КПП у организации, адрес и телефон. Банковские реквизиты поставщика добавляют, чтобы покупателю не искать их в другой бумаге.
Грузополучатель. Его заполняют, когда товар едет не к покупателю, а на склад или в филиал. А если адрес тот же, графу оставляют пустой.
Основание. Договор поставки с номером и датой или счёт, по которому платили: по этой строке бухгалтер покупателя находит сделку.
Наименование. На этой графе мы бы не экономили. Пишут так, чтобы через полгода найти товар на полке и в прайсе поставщика: тип детали, модель устройства, артикул. Строка «дисплей, 3 шт.» тут не поможет: у поставщика дисплеи к разным моделям, и по ней не понять, какие приехали.
Единица и количество. Штуки, метры, литры. Количество цифрой, сумма по строке — количество на цену.
Цена, сумма и НДС. Плательщик НДС показывает налог отдельно, так требует пункт 4 статьи 168 Налогового кодекса. В бланке для этого три графы: ставка, сумма налога и сумма с налогом. Продавец без НДС налог не выделяет и обычно пишет в графе ставки «Без НДС».
Итого прописью. Сумму под таблицей повторяют словами. Цифру в клетке легко подправить. С суммой, написанной словами, это сложнее.
Подписи. В графе «Отпуск произвёл» расписывается тот, кто отдал товар, в графе «Груз получил» — тот, кто принял. Рядом должность, фамилия и инициалы. Товар забирает водитель или курьер покупателя? Тогда в накладной пишут номер и дату его доверенности.
И последнее: ошибку в готовой накладной корректором не замазывают. Закон разрешает исправление, если рядом стоят дата исправления и подписи тех, кто составил документ, с фамилиями (часть 7 той же статьи).
Свой бланк, ТОРГ-12 или УПД
Поставщики присылают накладные трёх видов, и законны все три.
| Форма | Кто её утвердил | Когда удобна |
|---|---|---|
| Свой бланк | руководитель организации | простая продажа: несколько позиций, без перевозки |
| ТОРГ-12 | Госкомстат, постановление № 132 от 25.12.1998 | поставщик и покупатель привыкли к ней, бухгалтерия ждёт эти графы |
| УПД | рекомендована ФНС письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ | продавцу с НДС: одна бумага вместо накладной и счёта-фактуры |
Свой бланк, такой как наш, законен с 2013 года. Формы первичных документов определяет руководитель (часть 4 статьи 9 закона № 402-ФЗ), а Минфин в информации ПЗ-10/2012 пояснил, что формы из альбомов унифицированных форм больше не обязательны. Нужно только, чтобы в бланке были все семь обязательных сведений.
В ТОРГ-12 граф больше: грузоотправитель и плательщик, вид упаковки, масса брутто и нетто, коды ОКПО, отдельные подписи «Отпуск груза разрешил» и главного бухгалтера. Сервису, который отдаёт клиенту пару деталей, половина этих граф ни к чему, и мы бы взяли простой бланк.
УПД сделан на основе счёта-фактуры. Граф в нём больше, чем в нашем бланке, зато продавцу с НДС не нужна вторая бумага. Статус в левом верхнем углу говорит, чем он служит: «1» — счётом-фактурой и передаточным документом сразу, «2» — только передаточным документом, то есть накладной.
Транспортная накладная, которую тоже ищут по слову «бланк», — документ перевозки груза, у неё свои правила. Здесь речь только о товарной.
Накладная пришла от поставщика: что проверить
Курьер обычно торопится, и расписываться не глядя хочется. Это зря: подписью в графе «Груз получил» вы подтверждаете, что всё по списку приехало. Поэтому пять минут на проверку лучше найти, пока он стоит у стойки.
- Пересчитать товар по строкам накладной, а не общим числом штук.
- Сверить модели и артикулы: дисплей к соседней модели легко пропустить, если смотреть только на количество.
- Сравнить цены со счётом или заказом.
- Проверить номер, дату, реквизиты и подпись со стороны поставщика.
- Нашли расхождение — записать его прямо на накладной: чего не хватает или что пришло не то. Пусть курьер распишется рядом.
Подписанную накладную кладут в папку и хранят не меньше пяти лет после отчётного года (часть 1 статьи 29 закона № 402-ФЗ). Накладную за поставку 2026 года раньше 2032-го не выбрасывают.
Как накладная попадает в ChatOffice
У нас в ChatOffice бумажная накладная становится поступлением на склад. Путь: «Склад и продажи», «Склад», «Поступления», кнопка «Создать».
- Поставщика выбирают из справочника. Без него документ не сохранится.
- В поле «Вход. докум. №» и в дату рядом переписывают номер и дату накладной поставщика. По ним бумагу потом находят в папке.
- Склад и ответственный: куда легла коробка и кто её принимал, мастер или администратор.
- Товары добавляют из справочника или новой строкой, с количеством и закупочной ценой. Розничную и ремонтную цену можно поставить сразу. Итог внизу сверяют с итогом накладной.
- После создания на вкладке «Оплата» отмечают, сколько заплатили, из какой кассы или безналом. В поле «Осталось» видно, какой долг перед поставщиком не закрыт.
Деталь заказывали через «Заказы поставщику»? Тогда поступление вводить руками не нужно: кнопка «Принять всё» или «Принять выбранное» создаёт его сама. Ошиблись в документе — его удаляют, и движения по складу откатываются. Бракованную деталь возвращают отдельным документом «Возврат поставщику». Список поступлений за период выгружается кнопкой «Экспорт», его можно отдать бухгалтеру.
Кроме поставщиков, сервисному центру должны клиенты и сотрудники. Как вести все три вида долгов, мы разобрали в статье про учёт долгов.
Когда товар продаёте вы, накладную печатают из заказа. Печатную форму собирают один раз в Настройках: кнопка «Таблица работ» вставляет таблицу «№, Наименование, Кол-во, Цена, Сумма», и при печати в неё попадают позиции заказа. Метки <ПолноеНазваниеКонтрагента>, <ИННКонтрагента> и <ИтогоПрописью> подставляют реквизиты покупателя и сумму словами. Как устроен редактор форм, мы показывали в статье про акт выполненных работ.
Что дальше происходит с деталью на складе — резерв под заказ клиента, дефицит, пересчёт — описано в статье про учёт запчастей и на странице складского учёта.
Частые вопросы
Нужна ли на накладной печать?
Печати нет среди обязательных реквизитов первичного документа. Её ставят, если она есть и так принято у сторон.
Можно ли заполнить накладную от руки?
Можно. Бланк, заполненный ручкой, остаётся бумажным документом. Исправления делают с датой и подписями.
Сколько экземпляров накладной нужно?
Обычно два: один остаётся у поставщика, второй у покупателя. Закон число экземпляров не называет.
Сколько хранить накладные?
Не меньше пяти лет после отчётного года, так требует закон о бухгалтерском учёте.
Чем товарная накладная отличается от УПД?
УПД со статусом «1» заменяет накладную и счёт-фактуру одной бумагой. Со статусом «2» он работает как накладная.
Где скачать бланк накладной в Word и Excel?
Оба файла лежат на этой странице, сразу под образцом. В Excel суммы считаются сами.