Учёт запчастей в сервисном центре
Последний шлейф на полке ушёл в чужой ремонт. Клиент, которому его обещали, придёт завтра. И кому-то предстоит неприятный звонок. По тетради всё сходится: деталь была, деталь списали. Никто просто не записал, что она уже занята.
Такие истории и определяют, что записывать про запчасти. Порядок, который мы собрали для своего склада, идёт от карточки детали до пересчёта полки.
Карточка детали
Название удобно вести деревом: категория, модель, сама деталь. «Дисплеи → iPhone 12 → дисплей в сборе» находится быстрее, чем строка в общем списке.
К названию добавляют артикул, штрихкод, место хранения и минимальный остаток. Место экономит время: мастер идёт к нужной ячейке и не перебирает контейнеры. Минимальный остаток — порог, после которого деталь пора заказывать. Без него дефицит замечают в ту минуту, когда деталь уже нужна.
Закупочную цену мы в карточку не пишем. Одна и та же деталь приходит в разные месяцы по разной цене, поэтому цена записывается в приход. Ремонт получает себестоимость той поставки, из которой взяли деталь.
Если пока таблица
Начинать с Excel нормально. Графы, без которых таблица быстро начинает врать:
- Деталь: полное название с моделью.
- Артикул поставщика или свой.
- Ячейка, где деталь лежит.
- Приход: дата, количество, цена закупки.
- Расход: дата, количество и номер заказа или причина списания.
- Остаток на полке.
- Минимум, после которого заказываем.
Таблица справляется, пока с ней работает один человек. Деталь берут двое, один записал расход, второй забыл, и к пятнице остаток расходится с полкой. Второе слабое место — расход без номера заказа. Но через месяц уже не выяснить, в какой ремонт ушёл шлейф и заплатил ли за него клиент.
Расход и списание
Деталь с полки уходит в одно из четырёх мест: в заказ, в продажу, в брак или обратно поставщику. У нас это разные документы, и каждое движение остаётся в истории детали.
В заказ деталь ставит мастер, когда берёт её в ремонт. Если позицию из заказа убрали, деталь возвращается на склад.
Деталь, сломанную при установке или пришедшую с браком, списывают отдельным документом и пишут причину. На причине и строится учёт списанных запчастей: по ней видно, что брак у одного поставщика повторяется или что шлейфы ломаются на одной модели чаще других.
Резерв под ремонт
Вернёмся к шлейфу. Знать, сколько деталей на полке, мало, нужно знать, сколько из них свободно. Свободный остаток — это всё, что лежит на складе, минус детали, отложенные под принятые ремонты.
В ChatOffice деталь откладывают прямо из карточки заказа, и в истории заказа появляется строка «Деталь отложена». Продать отложенную деталь, списать её, переместить на другой склад или вернуть поставщику программа не даст и назовёт заказ, под который она лежит. Когда мастер ставит деталь в свой ремонт, резерв снимается сам. А после выдачи заказа отложенное снова становится свободным.
Заказ поставщику
Что заказывать, подсказывает минимальный остаток. Кнопка «Подобрать дефицит» собирает детали, у которых свободного меньше минимума, и вычитает то, что уже едет, чтобы одну и ту же нехватку не заказали дважды.
Дальше у заказа поставщику простая жизнь: черновик, заказан, получен или отменён. Поставки часто приходят не целиком, поэтому принимать можно по строкам и частично. Пока деталь в пути, это видно в остатках рядом с количеством, и приёмщик может назвать клиенту срок.
Пересчёт вслепую
В слепом режиме инвентаризации кладовщик у нас не видит учётный остаток. Он считает полку и вписывает, сколько лежит на самом деле, а расхождение программа показывает только при завершении.
Так сделано потому, что человек, который видит на экране «5», слишком часто находит на полке пять. Спорить с этой привычкой проще интерфейсом, чем выговорами.
Что смотреть раз в месяц
Три отчёта отвечают на три разных вопроса. Оборачиваемость показывает, на сколько дней хватит остатка при нынешнем расходе. Неликвиды — детали, которые давно не расходовались, и сколько денег в них лежит. Проданное — выручку рядом с себестоимостью партий, из которых детали уходили.
Неликвиды мы бы открывали первыми. Деньги в остатке не видны ни в кассе, ни в выручке. А полка с ними выглядит как нормальный склад.
Как это собрано у нас
Всё, о чём шла речь, работает в складе ChatOffice: дерево номенклатуры, партии, документы движения, резерв, заказы поставщику, слепой пересчёт и отчёты. Подробно — на странице складского учёта. Склад связан с заказами, поэтому деталь списывается из той же карточки, где мастер ведёт ремонт, — об этом страница учёта ремонтов.
Шлейф из начала сегодня лежал бы на той же полке, только с биркой заказа.
Частые вопросы
Как вести учёт запчастей в Excel?
Заведите графы: деталь, артикул, ячейка, приход с ценой закупки, расход с номером заказа или причиной, остаток и минимальный остаток. Таблица работает, пока с ней обращается один человек и каждый расход записывается сразу.
Как учитывать списанные запчасти?
Отдельным документом списания, где у каждой строки есть причина — брак поставщика или повреждение при установке.
Что считать неликвидом?
Деталь, которая давно не расходовалась. Срок каждый задаёт сам. Товар, который только приходил и ни разу не уходил, считают от даты прихода, чтобы вчерашняя поставка не попала в неликвиды.
Как не отдать деталь, обещанную другому клиенту?
Откладывать её под заказ сразу при приёме. Тогда свободный остаток учитывает резерв, и продать или списать отложенную деталь нельзя.
Зачем инвентаризация при складской программе?
Программа знает только то, что в неё записали. Потерянная, сломанная без записи или взятая без документа деталь находится только пересчётом.