Акт приёма-передачи техники в ремонт: образец
Акт приёма-передачи в ремонт подписывают двое: тот, кто сдал технику, и тот, кто её принял. В акте записано, что именно оказалось у сервиса: модель, серийный номер, комплектность и вид корпуса в день приёма. Образец такого акта — в первом разделе, его можно скопировать со страницы или скачать файлом Word.
Такой документ просит бухгалтерия, когда офис отдаёт в ремонт ноутбук, принтер или кассу со своего баланса. Ей нужна бумага о том, где сейчас техника и кто за неё отвечает. Сервису акт нужен не меньше: по нему видно, что принимали и в каком состоянии.
Образец акта приёма-передачи в ремонт
Бланк мы уложили в одну страницу. В квадратных скобках места для своих данных, строку в таблице мы отвели под каждую единицу техники. Внизу есть часть для возврата из ремонта, её заполняют в день выдачи.
Акт можно заполнить и на сайте: онлайн-форма акта приёма-передачи соберёт его из ваших данных и отдаст в PDF или Word.
АКТ приёма-передачи оборудования в ремонт № [___]
[Город] «___» ____________ 20___ г.
[Наименование организации, ИНН — или ФИО частного лица, телефон], далее «Заказчик», в лице [должность, ФИО], и [наименование сервисного центра, ИНН, адрес], далее «Исполнитель», в лице [должность, ФИО], составили настоящий акт о том, что Заказчик передал, а Исполнитель принял в ремонт следующее оборудование:
| № | Наименование, марка, модель | Серийный номер / IMEI | Комплектность | Внешний вид | Заявленная неисправность |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ноутбук [марка, модель] | [номер с наклейки] | блок питания, сумка | царапины на крышке, скол на левом нижнем углу корпуса | «не включается» |
| 2 | |||||
| 3 |
- Оборудование осмотрено в присутствии Заказчика. Комплектность и внешний вид записаны в таблице, других повреждений при приёме не обнаружено.
- Работоспособность при приёме: [проверена в присутствии Заказчика / не проверена, оборудование не включается].
- Неисправность записана со слов Заказчика. Причину и стоимость ремонта Исполнитель сообщает после диагностики и согласует с Заказчиком до начала ремонта.
- Срок диагностики: [___]. Ориентировочный срок ремонта: [___].
- Данные на накопителях: [копию сделал Заказчик / копия не требуется].
- Акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.
Передал (Заказчик): [должность] ____________ / [ФИО] /
Принял (Исполнитель): [должность] ____________ / [ФИО] /
М. П. (при наличии)
Возврат из ремонта
Оборудование по строкам № [___] получил. Внешний вид и комплектность проверены. Замечания: [нет / перечислить] ______________________________
Получил (Заказчик): «___» ____________ 20___ г. ____________ / [ФИО] /
В файле наша таблица и те же пункты, графы можно добавлять и убирать.
Что писать в каждой графе
Бланк мало помогает, если в графах стоит «б/у» и «в рабочем состоянии»: через месяц эти слова ничего не доказывают. Но графу можно заполнить и так, что запись потом проверяется.
Наименование. Тип, марка и модель с наклейки на корпусе: «ноутбук Lenovo», дальше модель с шильдика на дне. «Ноутбук серый» подойдёт к половине техники в офисе.
Серийный номер или IMEI. Самая скучная графа бланка и самая полезная. По ней технику опознают однозначно, когда у заказчика несколько одинаковых моделей. У принтера и ноутбука номер на заводской наклейке, у телефона IMEI показывают настройки или набор *#06#. А если наклейка стёрлась, так и пишут: «серийный номер не читается».
Комплектность. Перечисляют поштучно то, что осталось в сервисном центре: блок питания, кабель, картридж, сумка, карта памяти. Блок питания заказчик увёз с собой — пишут «без блока питания», иначе через неделю его будут искать на вашем складе.
Внешний вид. Каждый дефект со своим местом: «трещина на крышке лотка подачи», «нет двух клавиш в нижнем ряду». Мы советуем ещё сфотографировать корпус при заказчике с четырёх сторон и приложить снимки к заказу. Снимок с датой в споре весит больше любой формулировки.
Заявленная неисправность. Словами заказчика, в кавычках: «печатает с серой полосой», «не видит зарядку». Мастер ещё не открывал корпус. Поэтому диагноз в акте пока ни к чему.
Работоспособность. Технику включили при заказчике и проверили — отметить это. Не включается — написать «работоспособность при приёме не проверена». Эту строку мы бы не пропускали: она защищает обе стороны, и никто потом не спорит, работала ли камера ноутбука, который при приёме даже не загрузился.
Данные. Если на ноутбуке или компьютере рабочие файлы, спросите про копию и запишите ответ. В нашем бланке для этого отдельный пункт.
Сдаёт человек или организация
От того, кто стоит у стойки, зависит, какие правила работают.
Человек принёс телефон для себя. Это бытовой подряд, статья 730 Гражданского кодекса, а документ при приёме описывают Правила бытового обслуживания, утверждённые постановлением № 1514. Пункт 4 правил требует оформить договор письменно, квитанцией или иным документом, и перечисляет, что в нём должно быть: исполнитель с ИНН, вид и цена работы, описание и цена вещи, даты приёма и исполнения, гарантия, подписи. Наш бланк подходит и для частного клиента, если дописать в него эти строки. Каждую строку этого списка мы разбирали отдельно, когда писали про квитанцию частному клиенту.
Технику сдаёт организация. Тут действует общий договор подряда, и акт подписывают обе стороны: сотрудник заказчика в графе «Передал», мастер или приёмщик в графе «Принял». Статья 714 Гражданского кодекса делает подрядчика ответственным за сохранность оборудования заказчика, которое оказалось у него при исполнении договора. Акт показывает, какое именно оборудование оказалось у сервиса и в каком виде. Заказчик спросит про царапину или блок питания — ответ будет в таблице.
У организации может быть свой бланк. Формы первичных документов утверждает её руководитель (часть 4 статьи 9 закона о бухгалтерском учёте), поэтому бухгалтерия иногда присылает свою форму. Чужую форму подписать можно, если в ней есть серийные номера и состояние техники. Нет этих граф — допишите их от руки до подписи.
Несколько единиц и возврат из ремонта
Офис привёз сразу несколько ноутбуков? Их вписывают в одну таблицу, строка на каждый, со своим серийным номером. Пронумерованные строки пригодятся при возврате: техника редко готова вся в один день, и в нижней части акта отмечают, какие строки уже забрали.
При возврате заказчик осматривает технику при мастере. Так требует статья 720 Гражданского кодекса, и из-за неё мы оставили в бланке строку «Замечания». Недостатки, найденные при приёмке, заказчик может предъявить потом, если они записаны в акте. Кто принял работу без проверки, теряет право ссылаться на явные недостатки, которые было видно сразу.
Отремонтированную технику выдают уже со вторым документом, актом выполненных работ. Нижняя часть нашего бланка его не заменяет: она только подтверждает, что техника вернулась к заказчику.
Как ChatOffice печатает акт приёма
У нас в ChatOffice акт печатается из заказа, и графы бланка заполняются из полей, которые приёмщик уже ввёл. Каждой графе соответствует метка:
- Наименование:
<ТипУстройства>,<Марка>,<Модель>. - Серийный номер:
<СерийныйНомер>, в карточке это поле «Серийный номер / IMEI». - Комплектность, внешний вид и неисправность:
<Комплектация>,<ВнешнийВид>,<Неисправность>. - Комментарий приёмщика:
<Примечание>. - Дата приёма:
<ДатаДокумента>. - Заказчик:
<Контрагент>. Для организации добавляют<ПолноеНазваниеКонтрагента>и<РеквизитыКонтрагента>. - Кто принял:
<ФИОСотрудника>, сотрудник, который печатает бланк. На приёмке это тот, кто оформил заказ.
Строка с реквизитами у частного клиента пустая и при печати исчезает целиком. Поэтому одна форма годится и для людей, и для организаций. Название и ИНН сервиса берутся из настроек компании.
Бланк собирают один раз в Настройках, на вкладке «Печатные формы»: туда можно вставить текст нашего образца и заменить скобки метками. После сохранения нового заказа печать открывается сама, приёмщику остаётся выбрать акт и нажать кнопку.
Организация привезла несколько устройств — каждое оформляют своим заказом. Кнопка «Принять ещё заказ» в карточке открывает новый заказ с тем же клиентом, и реквизиты второй раз не вводят. Каждый ноутбук идёт своим статусом и выдаётся, когда готов. Фотографии корпуса прикладывают к заказу в блоке «Файлы».
В конце месяца копии всех актов собираются одним архивом: Настройки, «Компания», блок «Документы архивом». На каждый заказ за период там отдельный PDF, все файлы лежат в одном ZIP. Статусы, мастера и выдачу по этим заказам мы показали на странице учёта ремонтов.
Частые вопросы
Обязателен ли акт приёма-передачи при сдаче техники в ремонт?
Для частного клиента письменный документ обязателен: Правила бытового обслуживания требуют квитанцию или иной документ. Для организации форму выбирают стороны. Акт показывает, какое имущество оказалось у сервиса и в каком виде.
Можно ли выдать частному клиенту акт вместо квитанции?
Можно, если в акте есть сведения из пункта 4 Правил бытового обслуживания: исполнитель с ИНН, цена работы, описание и цена вещи, сроки, гарантия и подписи.
Кто подписывает акт со стороны организации?
Сотрудник, который привёз технику. Рядом с подписью пишут его должность, фамилию и инициалы.
Нужна ли на акте печать?
Ставят, если печать есть и так принято у заказчика. В нашем бланке место под неё помечено «при наличии».
Где скачать образец акта приёма-передачи в Word?
Файл Word лежит на этой странице, сразу под образцом акта. Графы в нём можно менять.