Учёт долгов в сервисном центре: клиенты, мастера, поставщики
Второго октября владелец «Формулы Ремонта» открыл в ChatOffice историю долга одного мастера и увидел строку «Долг −2 500». Он прочитал её как текущий долг. Часть денег мастер к тому дню уже вернул: строка показывала сумму самой операции, а сколько осталось, приходилось считать в уме. В тот же день мы добавили к каждой операции в истории остаток после неё.
Долгов в сервисном центре три вида, и складывать их в одну колонку нельзя: они появляются в разных местах и гасятся по-разному. В ChatOffice у каждого своё место: заказ, карточка сотрудника и документ поступления.
Кто кому должен в сервисном центре
| Кто должен | Откуда долг | Чем гасится |
|---|---|---|
| Клиент | заказ выдали, оплатили не всё | доплатой в кассу |
| Сотрудник | заём из кассы, ущерб, личный заём у владельца | возвратом в кассу или удержанием из зарплаты |
| Сервис | поставщик привёз запчасти, оплатили часть | оплатой по накладной |
Долг клиента привязан к заказу, долг перед поставщиком — к накладной. У сотрудника долг привязан к человеку, и здесь путаница опаснее всего: его долг легко смешать с зарплатой.
Что записывать о каждом долге
Ведёте учёт в тетради или в программе, у каждого долга нужны пять полей:
- Кто должен и кому.
- Основание: номер заказа, номер накладной или примечание «до пятницы».
- Дата и кто провёл операцию.
- Сумма операции: заём, частичная оплата, возврат.
- Остаток после операции.
Без последнего поля выходит как с той строкой «−2 500»: сумма операции записана, а сколько человек должен сейчас, надо пересчитывать. Строку «вернул тысячу, осталось две» можно сверить с кассой: видно, в какой день пришли деньги и сколько. В ChatOffice у каждой операции в истории долга так и написано: «осталось» и сумма или «погашено».
Долг клиента за выданный заказ
Клиент забирает телефон и обещает перевести остаток вечером. Отдавать или нет, решает приёмщик, и его решение должно остаться в заказе.
Заказ с неоплаченным остатком ChatOffice не закроет. В окне «Закрытие заказа» под суммой появляется галочка «Закрыть с долгом» с суммой остатка, и пока её не поставили, кнопка закрытия не нажимается. Способ оплаты «Без оплаты» ставит галочку сам. Так выдача устроена у нас с первого дня «Формулы» в ChatOffice.
Дальше долг клиента виден в двух местах. В списке заказов сумма такого заказа красная, под ней «не оплачен» или «внесено» и сколько. В «Аналитике» на вкладке «Долги» собраны все выданные заказы с остатком: номер, дата выдачи, клиент с телефоном, сумма, внесено и сколько осталось к доплате. Сверху — общая сумма долгов по выданным заказам. Звонить должникам удобно по этому списку: телефон в строке, заказ открывается по номеру.
Долгов на выдаче становится меньше, если за дорогую запчасть взять предоплату на приёмке. Как её принять и пробить чек, мы показывали в статье про учёт заказов.
Долг сотрудника: заём, долг и личный долг
Мастер просит тысячу до пятницы, администратор достаёт деньги из кассы. Через неделю уже никто не помнит, вернул ли мастер деньги и сколько.
Поэтому в ChatOffice деньги сотруднику обычной «Выдачей» из кассы не выдать: программа откажет. Их выдают из карточки сотрудника, в разделе «Финансы → Зарплата», кнопкой «Создать». Там три вида долга:
Для чего тогда нужны «Внесение» и «Выдача» и как вечером снять кассу, мы разобрали в статье про учёт денег в кассе.
- «Заём» — деньги из кассы в долг. В заём можно вписать номер заказа.
- «Долг» — сотрудник должен, хотя из кассы ничего не брал: например, за деталь, разбитую по его вине. Как такие случаи оформлять по закону, мы разбирали в статье про штрафы сотрудникам.
- «Личный долг» — сотрудник занял у владельца лично. Такой долг виден на странице долгов, в зарплату он не входит, и отдают его наличными в кассу. Записывает его только владелец. Вернуть свой личный долг сотрудник может сам. Этот вид мы добавили 29 сентября: сотрудник «Формулы» занял у владельца лично и отдаёт деньги в кассу.
Гасят долг двумя кнопками. «Возврат долга» — сотрудник принёс деньги в кассу. «Удержание из зарплаты» — долг гасится из заработанного, наличные в кассе не двигаются. Форма заранее пишет, сколько долга сейчас и сколько останется после операции, а вернуть больше долга программа не даст.
Деньги, которые сотрудник принёс в кассу, организация принимает по приходному кассовому ордеру. Бланк в Word и Excel и правила заполнения разобраны в статье про ПКО.
Удерживать из зарплаты закон разрешает не всегда. Случаи перечислены в статье 137 Трудового кодекса, например неотработанный аванс, а все удержания за одну выплату не должны превышать 20 % по статье 138. Кнопка в программе ведёт учёт, законности удержанию она не добавляет.
На странице «Финансы → Долги» по строке на сотрудника. «Должен кассе» значит, что сотрудник должен; «к выплате» — что касса должна ему. Заработок стоит под долгом отдельной строкой: сколько ещё выдать за работу. Её мы вынесли в тот же день, второго октября: раньше долг и заработок складывались в одно число, и минус в нём читали как долг, который недовычли из зарплаты. По клику на сотрудника открывается история: каждая операция и остаток после неё.
Свою строку видит каждый сотрудник. Долги всей команды видит роль с правом «Видит долги всех сотрудников», его включают в «Настройки → Роли». Выдавать займы и принимать возврат может роль с отдельным правом. Если в «Уведомлениях» настроено правило, о займе и возврате приходит сообщение в MAX: кому, сколько, по какому заказу и какой остался баланс.
Деньги мастеру за невыданный заказ
Зарплата мастера в ChatOffice начисляется, когда заказ выдают клиенту. Мастер сделал ремонт, клиент придёт за телефоном через неделю, а деньги мастеру нужны сейчас. Если выдать их выплатой, получится зарплата за работу, которой в учёте ещё нет.
Какую часть заказа взять основой для процента и как настроить правило начисления, мы описали в статье как считать зарплату процентом.
У нас в «Формуле» 27 сентября такая выплата прошла: номера заказов в примечании записали без буквы, и программа не узнала в них невыданные заказы. Теперь номер узнаётся и без буквы.
Для таких случаев у нас в настройках есть пункт «За невыданный заказ деньги выдаются только займом». Выплату с номером невыданного заказа программа не проведёт и предложит кнопку «Заём». Номера заказов пишут в примечании займа. Когда клиенты заберут все эти заказы, заём закроется сам: программа засчитает его как выплату зарплаты, наличные в кассе не двигаются. Иначе за мастером так и висел бы долг за сделанную работу.
А если клиент вернул деньги за ремонт, доля мастера за этот заказ уходит в минус строкой «Возврат по гарантии», и списывается она один раз, сколько бы возвратов по заказу ни провели.
Долг поставщику
Поставщик привёз запчасти, оплатили часть. В ChatOffice такой долг записан в документе поступления: сверху сумма закупа, сколько оплачено и сколько осталось. Платят частями прямо из документа: выбрали кассу, вписали сумму, и программа записала расход «Оплата поставщику» с номером документа. В списке поступлений есть колонка «Оплачено». Список можно выгрузить в CSV для бухгалтера. Как запчасти приходуют на склад, мы разбирали в статье про учёт запчастей.
Частые вопросы
Как вести учёт долгов в небольшом сервисе?
Развести долги на три вида: клиенты, сотрудники, поставщики. У каждого долга записывать основание, дату, кто провёл операцию и остаток после неё. В ChatOffice долги клиентов живут в заказах, сотрудников — в карточке сотрудника, поставщиков — в документе поступления.
Можно ли удерживать долг сотрудника из зарплаты?
Только в случаях из статьи 137 Трудового кодекса, и все удержания за одну выплату — не больше 20 %. В ChatOffice удержание проводится кнопкой «Удержание из зарплаты». Законно ли оно, решает работодатель.
Видит ли мастер чужие долги?
Нет. Каждый сотрудник видит свою строку, долги всей команды открываются роли с правом «Видит долги всех сотрудников».
Это то же самое, что резерв по сомнительным долгам?
Нет. Резерв по сомнительным долгам относится к бухгалтерскому и налоговому учёту, его ведёт бухгалтер. Эта статья про оперативный учёт: кто сколько должен сегодня и как вернуть деньги.