Приходный кассовый ордер: образец и как его заполнить
Мастер вернул в кассу остаток от закупки, учредитель положил деньги на запчасти, клиент оплатил ремонт наличными. Каждое такое поступление в кассу организации должно оставить бумагу, и главная из них называется приходным кассовым ордером, сокращённо ПКО. Ниже бланк целиком: на странице, в Word и в Excel. Потом образец заполнения и ответ на вопрос, нужен ли ордер вам вообще.
Образец бланка КО-1
Мы собрали бланк по графам формы КО-1, код ОКУД 0310001. Ордер и квитанция к нему лежат на одном листе, между ними линия отреза: ордер остаётся в кассе, квитанцию получает тот, кто внёс деньги. В квадратных скобках места для ваших данных.
Форма КО-1, код формы по ОКУД 0310001
Организация: [наименование организации]
Структурное подразделение: [структурное подразделение или прочерк]
ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР № [___]
Дата составления: «___» ____________ 20___ г.
| Дебет, счёт, субсчёт | Кредит, код структурного подразделения | Кредит, счёт, субсчёт | Кредит, код аналитического учёта | Сумма, руб. коп. | Код целевого назначения |
|---|---|---|---|---|---|
| 50 | — | [___] | — | [___,__] | — |
Принято от: [фамилия, имя, отчество или наименование плательщика]
Основание: [за что приняты деньги: документ и его номер]
Сумма: [рубли прописью] руб. [__] коп.
В том числе: [Без НДС или сумма налога]
Приложение: [документы-основания или прочерк]
Главный бухгалтер: [подпись] / [расшифровка] /
Получил кассир: [подпись] / [расшифровка] /
линия отреза
Квитанция к приходному кассовому ордеру № [___]
от «___» ____________ 20___ г.
Принято от: [фамилия, имя, отчество или наименование плательщика]
Основание: [за что приняты деньги: документ и его номер]
Сумма: [рубли прописью] руб. [__] коп. (цифрами: [___,__])
В том числе: [Без НДС или сумма налога]
М. П. (штамп кассы)
Главный бухгалтер: [подпись] / [расшифровка] /
Кассир: [подпись] / [расшифровка] /
В файле Excel достаточно вписать сумму и ставку НДС: налог и сумма цифрами в квитанции посчитаются сами. Word удобнее, если ордер заполняют ручкой.
Как заполнить по графам
Ордер мы бы оформляли в день внесения: через месяц вспоминать, за что пришли деньги, неприятнее всего. Рядом образец, заполненный на вымышленных данных: мастер Пётр Иванов вернул в кассу 2 340,50 рубля, которые остались от подотчётной суммы на закупку.
Форма КО-1, код формы по ОКУД 0310001
Организация: ООО «Образец»
Структурное подразделение: —
ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР № 14
Дата составления: 10 октября 2026 г.
| Дебет, счёт, субсчёт | Кредит, код структурного подразделения | Кредит, счёт, субсчёт | Кредит, код аналитического учёта | Сумма, руб. коп. | Код целевого назначения |
|---|---|---|---|---|---|
| 50 | — | 71 | — | 2 340,50 | — |
Принято от: Иванов Пётр Сергеевич
Основание: Возврат неизрасходованных подотчётных денег
Сумма: Две тысячи триста сорок рублей 50 коп.
В том числе: Без НДС
Приложение: Авансовый отчёт № 7 от 10.10.2026
Главный бухгалтер: [подпись] / Смирнова А. В. /
Получил кассир: [подпись] / Орлов Д. Н. /
линия отреза
Квитанция к приходному кассовому ордеру № 14
от 10 октября 2026 г.
Принято от: Иванов Пётр Сергеевич
Основание: Возврат неизрасходованных подотчётных денег
Сумма: Две тысячи триста сорок рублей 50 коп. (цифрами: 2 340,50)
В том числе: Без НДС
М. П. (штамп кассы)
Главный бухгалтер: [подпись] / Смирнова А. В. /
Кассир: [подпись] / Орлов Д. Н. /
Организация и структурное подразделение. Название вашей организации. Подразделение указывают, когда деньги принимают от сотрудника, в остальных случаях ставят прочерк.
Номер и дата. Номер ставят по порядку, мы бы вели его подряд с начала года. Дата — день, когда деньги легли в кассу.
Дебет и кредит. Дебет почти всегда 50 «Касса», потому что деньги пришли в кассу. В кредит идёт счёт, откуда они пришли. Какой именно, зависит от того, за что внесли деньги:
| Что произошло | Основание в ордере | Кредит |
|---|---|---|
| Сотрудник вернул остаток подотчётных денег | авансовый отчёт | 71 «Расчёты с подотчётными лицами» |
| Покупатель оплатил наличными | договор, заказ или счёт | 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» |
| Учредитель внёс деньги в уставный капитал | решение учредителей | 75 «Расчёты с учредителями» |
| Учредитель дал организации заём | договор займа | 66 или 67, смотря на какой срок |
Названия счетов взяты из Плана счетов, утверждённого приказом Минфина № 94н от 31.10.2000. Свою проводку подтвердит бухгалтер: она зависит от учётной политики.
Принято от. Фамилия, имя и отчество того, кто внёс деньги, а для организации её название.
Основание. Одной строкой, за что приняты деньги, и номер документа, если он есть.
Сумма. Цифрами в таблице, рубли и копейки через запятую. Прописью пишут рубли словами с заглавной буквы, а копейки цифрами: «Две тысячи триста сорок рублей 50 коп.». Свободное место в строке заполняют прочерками.
В том числе. Размер НДС. Если НДС нет, пишут «Без НДС».
Приложение. Документы-основания: авансовый отчёт, договор, чеки.
Кто подписывает и когда ордер не нужен
На ордере две подписи: бухгалтера и кассира. Если в организации бухгалтера нет, вместо него расписывается руководитель. Так сказано в пункте 4.3 Указания Банка России № 3210-У. Кассир принимает деньги, проверяет подпись бухгалтера и совпадение суммы цифрами и прописью, подписывает ордер, ставит на квитанцию оттиск печати или штампа и отдаёт квитанцию тому, кто принёс деньги (пункт 5.1). Ошиблись в сумме при внесении: ордер перечёркивают и оформляют заново на ту сумму, которую правда приняли.
Бумага не обязательна. Кассовые документы допускаются и в электронном виде: тогда их подписывают электронной подписью, и после подписания исправлять их нельзя (пункт 4.7). Квитанцию к электронному ордеру по просьбе того, кто внёс деньги, можно отправить ему на электронную почту (пункт 5.1). Номера пунктов мы брали из текста указания в редакции от 09.01.2024.
Но ордер нужен не каждому. Индивидуальный предприниматель, который ведёт учёт доходов или доходов и расходов по законам о налогах и сборах, может кассовые документы не оформлять (пункт 4.1). Кассовую книгу он тоже может не вести (пункт 4.6). Организации оформляют и то и другое.
Выручка по чекам онлайн-кассы. А отдельный ордер на каждый чек не нужен: пункт 4.1 разрешает оформить кассовый документ по окончании операций на основании фискальных документов. За день получается один ордер на сумму всех чеков, а в приложении к нему лежат чеки.
Как это выглядит в ChatOffice
В ChatOffice деньги в кассу вносят кнопкой «Внесение» на карточке кассы в разделе «Финансы». В окне четыре поля: касса, статья (по умолчанию «Прочий приход»), сумма и примечание. Сохранили, и операция попала в журнал: дата, сумма, статья, кто провёл и остаток кассы после неё.
Оплаты по заказам попадают в кассу сами, а чек на онлайн-кассе пробивается, если касса подключена и стоит галочка «Пробить чек». Печатной формы ордера в ChatOffice нет, и бланк со страницы остаётся отдельной бумагой. Запись о деньгах кабинет ведёт сам. Когда бухгалтеру нужно сверить ордер, запись находят в разделе «Операции» по примечанию и дате.
Деньги сотрудникам через «Внесение» и «Выдачу» не проводят: зарплату, займы и долги ведут в карточке сотрудника, это описано в статье про учёт долгов. Как устроены кассы, расходы с чеками и закрытие смены, показано в статье про учёт денег в кассе.
Частые вопросы
Нужно ли оформлять ПКО на каждую оплату от клиента?
Нужно, если вы организация. Когда оплату пробивают на онлайн-кассе, ордер можно оформить один раз в конце дня по фискальным документам.
Чем ПКО отличается от РКО?
ПКО оформляют, когда деньги приходят в кассу, расходный кассовый ордер, РКО, — когда деньги из неё уходят. Бланки похожи, но у расходного свой код формы, 0310002.
Нужна ли печать на ордере?
На квитанции к ПКО кассир ставит оттиск печати или штампа кассы, так сказано в пункте 5.1 Указания 3210-У.
Можно ли отправить квитанцию к ПКО по электронной почте?
Можно, если ордер оформлен в электронном виде. Квитанцию отправляют на адрес, который назвал тот, кто внёс деньги, и только по его просьбе (пункт 5.1).
Можно ли заполнить ордер от руки?
Можно. Бланк заполняют ручкой, сумму пишут цифрами и прописью.
Нужна ли кассовая книга организации?
Да, организации записывают каждый ордер в кассовую книгу, форма 0310004 (пункт 4.6). Индивидуальный предприниматель на налоговом учёте может её не вести.
Где скачать бланк ПКО в Word и Excel?
Оба файла лежат на этой странице, сразу под образцом.