Журнал учёта ремонтов
Ноутбук на стойке у нас уже был, весной. Хозяин называет фамилию, номер заказа не помнит. Приёмщик достаёт тетрадь и листает март, потом апрель, потом май.
Записывать в тетрадь удобно. Искать в ней потом тяжело, и чем дольше мастерская работает, тем тяжелее.
Графы журнала
Журнал учёта ремонтов — список всех принятых заказов по порядку. Графы мы бы завели такие:
- Номер заказа.
- Дата приёма.
- Клиент и телефон.
- Устройство: тип, марка, модель, серийный номер или IMEI.
- Неисправность со слов клиента.
- Мастер.
- Срок, к которому обещали.
- Статус: в работе, ждёт запчасть, готов, выдан.
- Сумма и отметка об оплате.
- Дата выдачи и срок гарантии.
Серийный номер выручает как раз с гарантией: по нему видно, что на стойке тот самый аппарат. Дата выдачи тоже нужна для гарантии, без неё не понять, закончился срок или нет.
Графа «Статус» меняется чаще остальных, и в тетради она быстро превращается в зачёркивания. Уже здесь бумага начинает сопротивляться.
Номер заказа
Номер связывает журнал с квитанцией клиента. Если он идёт по порядку и печатается на бланке, любой заказ находится по бумажке, которую принёс клиент.
У нас номер собирается из буквы точки и шести цифр, поэтому у каждой точки своя нумерация, и заказы двух адресов не путаются. При переезде из LiveSklad старые номера сохраняются, и квитанции, которые уже на руках у клиентов, продолжают работать.
Где тетрадь перестаёт справляться
Первым ломается поиск. Клиент помнит свой телефон и почти никогда не помнит дату. Но в тетради по телефону не ищут. В ChatOffice в строку поиска вводят четыре последние цифры номера, и заказ находится. Так же ищут по части серийного номера, модели, паролю или словам из комментария приёмщика.
Потом сроки. Чтобы понять, какие заказы уже просрочены, в тетради нужно пройти все незакрытые страницы и сравнить даты. У нас на это есть фильтр «Просроченные» и счётчик над списком.
Третье — исправления. А зачёркнутая сумма в тетради ничего не говорит о том, кто и когда её поменял. В программе каждое изменение заказа записывается в историю с автором и временем, и спорить о том, кто перевёл заказ в «Готов», не приходится.
И последнее — люди. За одной тетрадью двое не работают. Программу открывают с разных компьютеров, а права можно настроить так, что мастер видит только свои заказы.
Если пока Excel
Таблица лучше тетради: в ней работает поиск и фильтр по датам. С историей хуже. Excel помнит последнее значение ячейки. Кто поставил туда «выдан», по файлу не узнать.
Если бухгалтеру нужен список в таблице, наш журнал выгружается в CSV, и Excel открывает его как обычную таблицу.
Переезд
Старые заказы при переезде никуда не деваются. У «Формулы» журнал, больше двадцати тысяч заказов с историей и клиентами, переехал из LiveSklad за день. Как это происходит, описано на странице перехода с LiveSklad, а что умеет журнал после переезда — на странице учёта ремонтов.
Если журнал пока бумажный, начинать проще с новых заказов, а старые тетради оставить на полке до конца гарантийных сроков.
Ноутбук из начала у нас нашёлся бы по четырём цифрам телефона, вместе со списком того, что в нём меняли, и датой, от которой считать гарантию.
Частые вопросы
Какие графы нужны в журнале учёта ремонтов?
Номер заказа, дата приёма, клиент с телефоном, устройство с серийным номером, неисправность, мастер, срок, статус, сумма с отметкой об оплате, дата выдачи и гарантия.
Чем журнал отличается от квитанции?
Квитанция — это договор с одним клиентом, и один её экземпляр остаётся у него на руках. Журнал ведёт сама мастерская, в нём все заказы подряд. Что писать в квитанции, разобрано в статье о квитанции о приёме в ремонт.
Можно ли вести журнал ремонтов в Excel?
Можно. Поиск там лучше, чем в тетради, но истории изменений нет, и двое одновременно в одном файле работают плохо.
Как перенести журнал из LiveSklad?
Заказы, клиентов и историю мы переносим за день. Номера заказов при этом сохраняются.