Права доступа сотрудников в CRM: кому что открыть в сервисном центре
Права доступа сотрудников в CRM удобнее задавать ролью: у мастера, администратора и директора свой набор разделов и действий. Новый сотрудник при найме сразу получает нужную роль, и настраивать его отдельно не приходится. Ниже разбираем, что в сервисном центре ограничить в первую очередь и как это устроено в ChatOffice.
Что ограничить в первую очередь
Один общий вход на всех удобен первые две недели. Потом выясняется, что заказ кто-то удалил, цену после приёма поменяли, а в кассе пропала операция, и спросить не с кого. Разграничение прав доступа нужно там, где ошибка или соблазн стоят денег:
С отдельным входом у каждого такие правки получают имя. Журнал «Что изменилось» записывает, кто и когда поменял цену в заказе или удалил чек, а как им пользоваться, мы рассказали в статье кто что поменял в заказе и кассе.
- Удаление заказов и операций по кассе. Удалённый заказ пропадает из отчётов, удалённая оплата меняет остаток кассы.
- Закупочная цена детали и зарплата мастера в заказе. От этих двух чисел считаются прибыль и проценты.
- База клиентов. Унести телефоны и историю заказов проще всего тому, кто видит всю базу целиком.
- Финансы: остатки касс, расходы, движение денег.
- Настройки: статусы, печатные формы, интеграции, подключение кассы. Одна неудачная правка в них меняет работу всего сервиса.
Остальное, то есть работы и детали в заказе, склад, задачи, мастеру обычно нужно открыть, иначе он не сможет работать.
Три роли в ChatOffice и что у них по умолчанию
В карточке сотрудника выбирается одна из трёх ролей: «Мастер», «Администратор» или «Директор». Права задаются роли, и все сотрудники с этой ролью получают одинаковый набор. Директору доступно всё, и ограничить его нельзя: так владелец по ошибке не потеряет доступ к собственному кабинету.
Пока роль никто не настраивал, она работает по умолчаниям. Вот основные различия мастера и администратора:
| Что | Мастер | Администратор |
|---|---|---|
| Видеть все заказы | да | да |
| Принимать заказы | нет | да |
| Править работы и материалы в заказе | да | да |
| Удалять и восстанавливать заказы | нет | да |
| Вписывать закупочную цену и ЗП мастера | нет | да |
| Раздел «Клиенты» | нет | да |
| Финансы и продажи | нет | да |
| Настройки кабинета | нет | да |
| Журнал изменений | нет | нет |
| Удалять операции по кассе | нет | нет |
Журнал изменений по умолчанию видит только директор. Без права удалять операции администратор может отменить только сегодняшнюю оплату заказа картой, остальное удаляет директор. Как в ChatOffice устроены кассы и закрытие смены, мы разобрали в статье про учёт денег в кассе.
Как настроить права роли
Права роли меняет директор или администратор в разделе «Настройки», на вкладке «Роли»:
- Выберите роль в списке слева.
- Задайте начальную страницу: «Заказы», «Склад», «Продажи», «Задачи», «Финансы» или «Аналитика». С неё сотрудник будет начинать работу после входа.
- Раскройте разделы и отметьте галочки. Разделов тринадцать, от «Общих» и «Заказов» до «Зарплаты» и «Справочников», у каждого видно, сколько пунктов включено.
- Нажмите «Сохранить права».
Раздел, на который у роли нет права, пропадает из меню. Если сотрудник откроет его по старой ссылке, программа вернёт его на начальную страницу. Действие без права, например удаление заказа, сервер не выполнит и ответит, какого права не хватает.
Какие папки базы знаний видят администратор и мастер, владелец отмечает отдельно, в разделе «Команда → Доступ». Как хранить в той же базе регламенты для сотрудников, мы рассказали в статье про обучение чат-бота.
Свою роль редактирует только директор. Администратор не может поставить себе галочку «Может удалять транзакции» и так обойти остальные запреты. По той же причине роль директора назначает только директор. Каждое изменение прав попадает в журнал: какую роль поправили, кто и какие пункты.
Отдельная галочка на каждую вкладку настроек
Раньше настройки открывались одним пунктом «Доступ к настройкам»: дал его администратору, и он может менять всё, от реквизитов компании до подключения кассы. Владельцу нашего сервисного центра «Формула Ремонта» этого не хватило, и 9 октября он попросил: «чтобы я мог отключать, чтобы они там статус могли или ещё там».
Теперь у каждой вкладки своя галочка: «Компания», «Статусы заказов», «Форма заказа», «Сотрудники», «Роли», «Печатные формы», «Интеграции», «Касса и принтеры», «Справочники и цены диагностики». Администратору можно разрешить статусы заказов и не давать интеграции и подключение кассы. Вкладок без галочки он не увидит.
Пока у роли не отмечен «Доступ к настройкам», галочки вкладок серые. Под ними программа пишет: «Сначала отметьте „Доступ к настройкам“: без него роль не открывает ни одну вкладку.» Вкладки «Функции» и «Зарплата и касса» меняет только владелец кабинета, для них галочек нет.
Как мы настроили роли у себя
В «Формуле Ремонта» у роли «Мастер» выключено право «Все заказы». Мастер видит в списке только заказы, где он мастер или администратор, и не листает чужие. Администраторы у нас настройки не открывают вовсе: «Доступ к настройкам» у их роли выключен, статусы и формы правит владелец.
Это наш выбор, умолчания в новом кабинете другие. Там мастер видит все заказы. Настройки открыты администратору, пока директор не снимет галочку.
Мы советуем начинать с умолчаний и снимать по одной галочке, когда для этого появится причина. Так проще понять, что поменялось у сотрудников после каждой правки. Посмотреть, как люди работают с выданными правами, помогает аудит за период: он собирает заказы без оплаты, правки и удаления за выбранные даты.
Права доступа и персональные данные
Телефоны и имена клиентов — персональные данные. Закон о персональных данных среди мер безопасности называет правила доступа к таким данным в информационной системе и учёт всех действий с ними (152-ФЗ, статья 19, часть 2, пункт 8). Роли помогают с первым: раздел «Клиенты» можно оставить только тем, кому он нужен для работы. По журналу изменений видно, кто удалил заказ или поправил цену. Туда же попадают правки прав роли.
Какие ещё меры нужны именно вашему сервису, решает оператор данных, то есть вы. Программа здесь один инструмент из нескольких.
Частые вопросы
Можно ли дать разные права двум администраторам?
Нет, права задаются роли, и все администраторы получают одинаковый набор. Если одному нужно больше, его можно сделать директором, но тогда ему откроется всё.
Что увидит мастер без права на раздел «Клиенты»?
Раздел пропадёт из меню, а переход по прямой ссылке вернёт его на начальную страницу. Работы и детали в своих заказах он по-прежнему ведёт.
Видно ли, кто менял права?
Да. Каждое сохранение прав роли пишется в журнал изменений с перечнем пунктов, которые поменялись.
Нужно ли настраивать роли сразу после подключения?
Нет. Роль без настроек работает по умолчаниям из таблицы выше, их можно поменять в любой момент.