Учёт рабочего времени сотрудников: отметка прихода, которую не поставит другой
Утром 5 октября администратор «Формулы Ремонта» пришёл на работу и нажал в ChatOffice «Я на месте». Отметка не засчиталась. Он нажал ещё раз и получил другой отказ. Сервер отвечал то «Это не ваш телефон», то «только через Wi-Fi», хотя телефон был тот же, что и накануне. Потом выяснилось: браузер на телефоне сбросил данные сайта, и программа видела новый телефон, а часть попыток шла через VPN с адресом в Нидерландах.
Вышло нелепо: обе проверки в то утро сработали правильно, только против своего же администратора. Отметке прихода, которой можно верить, нужно доказать две вещи: кто нажал и откуда. Разберём, как это делают разные способы учёта и что мы поменяли в программе после того утра.
Что должна доказать отметка прихода
Работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником, — так сказано в статье 91 Трудового кодекса. Как из отметок собрать табель за месяц, мы разбирали в статье о графике смен. Здесь речь о самом моменте прихода.
Записать время легко. А вот сделать так, чтобы запись не поставил другой человек и не поставил из дома, сложнее. Если отметиться можно за коллегу, журнал покажет, кто пришёл первым и отметил остальных. Если отметиться можно откуда угодно, он покажет, кто вовремя проснулся.
В небольшом бизнесе главная дыра — общий компьютер у стойки. Кабинет администратора открыт на нём весь день, и нажать «администратор пришёл» может любой, кто оказался рядом раньше. Владелец «Формулы» поставил задачу так: система должна понимать, что отметку сделал именно администратор, иначе её могут сделать за него мастера.
Способы учёта прихода и ухода сотрудников
| Способ | Что видно | Где дыра |
|---|---|---|
| Журнал с подписью | подпись | время пишут от руки, можно вписать задним числом |
| Сообщение в чат | аккаунт | написать можно из дома |
| Общий компьютер | место | отметит тот, кто пришёл раньше |
| Камера у входа | лицо и место | приход ищут в записи вручную |
| Карта у входа | место | карту можно отдать коллеге |
| Свой телефон в рабочем Wi-Fi | телефон и место | новый телефон привязывают заново |
Единой формы у журнала прихода и ухода нет, обычно в нём пишут дату, фамилию, должность, время прихода и ухода и ставят подпись. Подпись подтверждает человека, но не время: его пишут от руки.
Мы выбрали последнюю строку таблицы. Отметка засчитывается только из рабочей сети. У администратора есть второе условие: отмечаться можно только со своего телефона.
Как устроена отметка в ChatOffice
У мастеров кнопка «Я на смене». Полоса с ней появляется над списком заказов: «Смена сегодня не отмечена. Отметьтесь, когда придёте: телефон должен быть в рабочем Wi-Fi». Видят её только те, кому владелец включил отметку в разделе «Команда → Смены». Нажал мастер не из рабочей сети — отметка запишется, но засчитана не будет, и он увидит почему. Подключится к Wi-Fi и нажмёт ещё раз — засчитается. Засчитанная отметка сама ставит мастеру выход за день. Условие «только из Wi-Fi» владелец может выключить, тогда засчитывается любая отметка.
У администратора кнопка «Я на месте», и условий у неё два: рабочая сеть и свой телефон. Первую отметку администратор делает с телефона, и программа запоминает этот телефон за ним. С компьютера отметка не засчитывается, с телефона другого сотрудника тоже. Строже здесь потому, что кабинет администратора весь день открыт на общем компьютере. Кнопку «Я на месте» администраторы видят, когда владелец включил её в «Настройки → Функции».
Рабочую сеть владелец добавляет с компьютера, который стоит на месте. Пока на нём открыт кабинет, компьютер сам сообщает программе адрес сети, и если провайдер сменил адрес, список обновится сам. Адрес подтверждает и онлайн-касса, если она подключена.
Что ломает отметку прихода
Утро 5 октября показало три причины. Первая — телефон для программы стал новым. Программа узнаёт телефон по метке, которую хранит браузер, и метка пропадает, если очистить данные сайта, открыть кабинет в другом браузере или с ярлыка на экране «Домой». Вторая — VPN: запрос приходит с адреса в другой стране, и рабочую сеть программа в нём не видит. Третья в тот день тоже случилась, но не помешала: провайдер сменил адрес рабочей сети, и онлайн-касса подтвердила новый.
Тогда сбросить привязку телефона мог только владелец. Ждать владельца, пока идёт срок отметки, неудобно, и мы в тот же день это поменяли. Если телефон не узнан, администратор отмечается с него из рабочей сети, и привязка переходит на новый телефон сама. Телефон, привязанный к другому сотруднику, программа не примет, компьютер тоже.
Владелец видит каждую смену телефона. В разделе «Вычеты и проверка» есть блок «Приход сегодня»: у каждого администратора время отметки или «нет отметки», и если телефон менялся, пометка «телефон сменён» с датой и временем. Кнопка «Сменить телефон» сбрасывает привязку вручную.
Опоздание и конец дня
Срок отметки владелец задаёт в «Вычетах и проверке», по умолчанию это 10:00. Этот раздел появляется в меню вместе с автовычетами, их тоже включают в «Настройки → Функции». У себя мы за отметку позже срока наутро вычитаем из зарплаты администратора. За 5 октября вычет сняли: первая попытка в то утро была из рабочей сети, в 09:56. Как устроены такие вычеты, мы разбирали в статье о штрафах сотрудникам.
Конец дня отмечает касса. Вечером администратор нажимает «Снять кассу» и отмечает, кто сегодня работал, и этот список становится выходами дня. Время ухода каждого человека программа отдельно не пишет, день снимается целиком. Как проходит вечернее закрытие, мы разбирали в статье об учёте денег в кассе.
Кроме прихода и ухода у администратора есть список того, что в офисе должно быть в порядке: расходники с нормой, чистота, свет. Образец такого списка — в статье про чек-лист администратора.
Частые вопросы
Можно ли отметиться из дома?
Мастер нажать может, но если включено условие «только из Wi-Fi», отметка запишется без зачёта. Администратору из дома отметка не засчитается.
Что делать, если сотрудник сменил телефон?
Отметиться с нового телефона, подключённого к рабочему Wi-Fi: привязка перейдёт на него сама, а владелец увидит пометку «телефон сменён». Сбросить привязку владелец может и сам кнопкой «Сменить телефон».
Обязан ли работодатель учитывать время работы сотрудников?
Да. Статья 91 Трудового кодекса обязывает работодателя вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Про табель и график — в статье о графике смен.
Нужна ли онлайн-касса для отметки прихода?
Нет. Рабочую сеть добавляют с компьютера, который стоит на месте. Онлайн-касса только подтверждает адрес сети, если она подключена.