Чек-лист администратора: образец пунктов и проверка владельцем
Чек-лист администратора — список того, что в офисе всегда должно быть в порядке: расходники с нормой, чистота, свет, вода. Администратор отмечает каждый пункт и вписывает остаток, а владелец время от времени проходит тот же список сам. Ниже наш список целиком, правила, по которым его переделать под свой офис, и порядок проверки.
Образец чек-листа администратора сервисного центра
Этот список ведёт наш сервисный центр «Формула Ремонта». Где стоит норма, администратор вписывает, сколько осталось. Остальные пункты он только отмечает: в порядке или нет.
| Пункт | Норма | Что вписать |
|---|---|---|
| Телефоны клиентов заряжены, на каждом номер заказа | — | отметка |
| Все лампочки горят | — | отметка |
| Ревизия остатков: аккумуляторы, дисплеи, крышки | раз в неделю | остаток |
| Бумага: принтер, туалет | минимум 1 пачка каждой | остаток |
| Мыло | — | остаток |
| Наклейки для маркировки | 1 пачка | остаток |
| Гидрогель | есть в наличии | остаток |
| Шнуры и адаптеры USB-C, Lightning, MicroUSB | по 5 штук каждого | остаток |
| Защитные стёкла по моделям | по 2 штуки на модель | число по каждой модели |
| Кулер полный | — | отметка |
| Мусор вынесен | — | отметка |
| Рабочие столы чистые, лишних деталей нет | — | отметка |
| Зона приёмки чистая | — | отметка |
| Мусорка на улице не полная | — | отметка |
Половина пунктов про запасы. Закончившаяся бумага для квитанций или нужный шнур, которого нет на месте, останавливают приём клиента, и замечают это обычно в ту минуту, когда клиент уже стоит у стойки.
Как составить чек-лист под свой офис
Пункты сервисного центра в салоне или клинике заменятся своими, а правила составления останутся теми же.
Каждый пункт проверяется глазом за минуту. «Порядок в офисе» так не проверить, а «Рабочие столы чистые, лишних деталей нет» проверяется: стол или чистый, или нет.
У расходника стоит норма числом. Пункт «Бумага» без нормы администратор отметит как в порядке и при последней пачке. С нормой «минимум 1 пачка каждой» он увидит, что пора заказывать.
Одна строка описывает одно место или одну вещь. Если в пункте «Мусор вынесен, столы чистые» не в порядке только мусор, отметить это будет нечем.
Пунктов десять-пятнадцать. Длинный список проходят наспех, и последние строки отмечают не глядя.
Если расходник бывает разных видов, его удобнее сделать отдельным списком с нормой по каждой строке. У нас так устроены защитные стёкла: строка на каждую модель телефона, у каждой своя норма. В салоне по тому же принципу можно расписать краску по оттенкам.
Кто проходит список и как часто
Администратор проходит список, когда ему удобно, ежедневного обхода нет. Пункт, у которого он не поставил ни ✓, ни ✗, считается непроверенным, а не «в порядке». Поэтому лучше внимательно пройти пять пунктов, чем все четырнадцать для галочки.
Владелец проверяет офис без предупреждения, в любой день, иногда только часть пунктов. Сверить отметки администратора с тем, что владелец видит сам, проще, когда оба идут по одному списку.
Как владельцу проверить офис по чек-листу
- Откройте «Дела → Порядок в офисе».
- Пройдите пункты, все или выборочно. У каждого поставьте ✓ или ✗.
- Если пункт не в порядке, напишите примечание и приложите фото: скрепка стоит справа от пункта.
- Нажмите «Сохранить проверку». Под кнопкой видно, сколько пунктов отмечено и сколько из них не в порядке.
- Откройте «Прошлые проверки», чтобы сравнить с отметками администратора за прошлые дни.
Если в последней проверке есть пункты ✗, в списке дел на экране «Сегодня» появляется строка «Чек-лист: не в порядке» с их числом. Как устроен этот экран, мы рассказали в статье про дашборд руководителя.
Вычеты за беспорядок
У каждого пункта владелец может указать сумму вычета. Вычет начисляется, только когда пункт отметил ✗ сам владелец: каждому администратору, у которого в этот день отмечен выход, за каждый такой пункт. Если список проходит администратор, вычетов нет. По пункту-списку вроде стёкол вычет один на весь список, даже если ниже нормы несколько строк.
Штрафа среди дисциплинарных взысканий статьи 192 ТК РФ нет: там только замечание, выговор и увольнение. Поэтому вычет оформляют как снижение премии по положению о премировании. Как это сделать, мы разобрали в статье про штрафы сотрудникам.
Где чек-лист в ChatOffice
«Порядок в офисе» есть в каждом кабинете ChatOffice, но у нового кабинета он выключен. Включает его владелец в «Настройках → Функции», в любой сфере. Список по умолчанию составлен для сервисного центра, и пункты меняют кнопкой «Изменить список».
Менять пункты, нормы и вычеты может только владелец. Заполняют список администраторы и владелец, мастерам раздел закрыт. Кнопка «Подставить прошлые цифры» переносит в пункт-список остатки прошлого пересчёта, и администратор правит только те строки, где что-то изменилось.
Проверки с фото хранятся в истории, последние шестьдесят. ChatOffice — программа для сервисного центра, салона и небольшого офиса услуг.
Частые вопросы
Как часто администратору проходить чек-лист?
Каждый день не обязательно. Удобно проходить список, когда приходит поставка или раз в несколько дней, а пункты с нормой отмечать, как только запас заканчивается.
Видит ли чек-лист мастер?
Нет. Раздел открыт администраторам и владельцу.
Можно ли проверить только часть пунктов?
Да. Пункт без отметки считается непроверенным и вычета не даёт.
Нужен ли чек-лист на бумаге?
Бумажный лист подойдёт, пока проверяет один человек. Когда проверяют двое и надо сравнить отметки за неделю, удобнее список в программе, где у каждой проверки есть дата, автор и фото.