Сверка итогов на терминале: что это и как сверить с заказами
Сверка итогов — отчёт, которым банковский терминал закрывает день. При этом он отправляет банку все операции по картам за смену и печатает чек: сколько было оплат и на какую сумму. Если сравнить этот чек с заказами в тот же вечер, ошибка кассира видна сразу. Реестр от банка придёт только через сутки. Ниже — порядок сверки, разбор чека по строкам и поиск пропавшей оплаты.
Зачем нужна сверка итогов
Т-Банк в справке для бизнеса объясняет, что сверка нужна, «чтобы обнулить память терминала, загрузить актуальные обновления», и советует делать её ежедневно (справка Т-Банка о работе с терминалом). Там же сказано, что в некоторых банках от сверки зависит, придут ли деньги на счёт. У самого Т-Банка деньги придут и без неё. Но условия своего банка лучше уточнить в договоре.
От сверки зависит и то, как исправить ошибку. В условиях эквайринга Сбербанка ошибочную оплату отменяют до сверки итогов. После сверки оформляют уже возврат (условия расчётов по эквайрингу, PDF). Поэтому кассир, который заметил ошибку вечером, исправляет её до сверки.
Как сделать сверку итогов на терминале
Пункт меню у каждой модели свой. Пути для PAX и Verifone есть в справке Т-Банка по ссылке выше, для других моделей — в инструкции банка. Сам порядок одинаковый:
- Перед сверкой проверьте, нет ли оплат, которые надо отменить: после сверки отменить их уже не выйдет.
- Откройте меню терминала и выберите «Сверка итогов» (иногда пункт называется «Закрытие дня» или «Итоги дня»).
- Дождитесь, пока аппарат свяжется с банком и напечатает чек «Сверка итогов выполнена успешно». Питание в это время не выключайте.
- Если сверка прервалась, сделайте её заново.
- Сохраните ленту или сфотографируйте её: с ней сверяют оплаты в учёте.
Сверку делают один раз, в конце дня. Если терминал подключён к онлайн-кассе, сверка проходит сама, когда кассир закрывает смену.
Онлайн-касса и банковский терминал подключаются к кабинету по-разному. Как связать кассу АТОЛ с программой учёта через драйвер и KkmServer, мы расписали в отдельной статье.
Что напечатано в чеке сверки итогов
Чек идёт сверху вниз блоками. Названия строк у разных банков немного отличаются, но порядок похож.
| Строка чека | Что она значит |
|---|---|
| «Сверка итогов. Выполнена успешно» | банк принял данные за день |
| дата, время, ID | когда и каким аппаратом закрыт день |
| MASTERCARD, MIR, VISA, SBP | блок по каждой платёжной системе |
| «Оплата, кол.» и «Сумма» | число платежей этой системы и их сумма |
| «Оплата (D)», «Оплата СБП (D)» | в скобках число операций, рядом сумма: отдельно карты, отдельно QR |
| «Итого», «Дебет» | сумма всех оплат за день |
| «Отмены» | операции, отменённые до сверки |
Для сравнения с учётом нужны две цифры из «Итого»: сумма и общее число оплат. MASTERCARD, MIR и VISA дали одиннадцать операций, СБП — двенадцатую, и вместе они сложились в дебет 29 500 ₽. У нас 17 октября в строках кредита и отмен стояли нули, значит, всё, что было за день, — это оплаты.
Терминал печатает короткий или подробный отчёт. Короткий даёт только суммы платёжных систем. На подробном — каждая оплата со временем и суммой. Когда итоги расходятся, подробный чек сразу показывает время лишней оплаты. С коротким приходится перебирать заказы дня.
Итоги не совпали: где искать оплату
Вечером 17 октября администратор нашего сервисного центра «Формула Ремонта» снял кассу и приложил фото сверки. Программа ответила: «По чеку 29 500 ₽ и 12 оплат, в заказах 26 000 ₽ и 11. Найдите оплату и проведите её в заказе, потом проверьте ещё раз». Один платёж прошёл картой, а в заказах его нет. Чек в тот день был короткий, без времени каждой оплаты.
Причины расхождения бывают такие.
| Что случилось | Как исправить |
|---|---|
| Оплату картой провели в заказе как наличные | перенести её в безналичную кассу |
| Клиент заплатил картой, в заказе платежа нет | найти заказ и внести платёж |
| Платёж через СБП записали переводом на карту | перенести его в кассу терминала |
| Операцию отменили, из заказа не убрали | удалить платёж из заказа |
| Вчерашнюю оплату провели сегодня | поставить дату, когда клиент платил |
Первую причину выдают наличные. Когда в ящике денег меньше, чем в программе, и разница равна сумме, которой недостаёт до чека, ищите оплату, проведённую через другую кассу. В тот вечер наличные у нас сошлись, значит, оплату просто забыли внести в заказ.
Без сверки ошибка вылезет только назавтра, вместе с выпиской банка. Как сверять кассу по выписке, рассказывает статья РемонтБота про сверку кассы с банком.
Где смотреть итог сверки в ChatOffice
Фото ленты прикладывают при закрытии смены, если владелец включил функцию «Сверка итогов терминала» в «Настройках», на вкладке «Функции». Программа читает с фото итог и число операций и ставит рядом то, что за день провели в заказах по кассе «Терминал». С подробного чека она сравнивает и каждую операцию по времени, поэтому называет ту, которой не хватает.
Утром владелец открывает «Историю кассы» и видит отметку у каждого дня. 17 октября стоит «Терминал не сходится», и внутри то самое сообщение про двенадцать и одиннадцать оплат. Когда пропавшую оплату внесут, кнопка «Сверить ещё раз» пересчитает тот день.
Как закрывают смену целиком, с пересчётом наличных и Z-отчётом, мы разбирали в статье про учёт денег в кассе. Видео расчёта у стойки пишет камера у кассы. ChatOffice — программа для сервисного центра, салона и небольшого офиса услуг, и сверку банковского чека можно включить в любом кабинете.
Частые вопросы
Когда делать сверку итогов?
В конце рабочего дня, после последнего платежа картой. Ошибочную операцию сначала отменяют, потом делают сверку.
Можно ли сделать сверку итогов два раза за день?
Т-Банк пишет, что такой отчёт делают один раз в конце дня. Оплаты после сверки попадут уже в следующий отчёт.
Что делать при ошибке сверки итогов?
Проверьте связь с интернетом и повторите сверку. Если и вторая попытка сорвалась, звоните в поддержку банка: в некоторых банках деньги за день без сверки не зачисляют.
Чем сверка итогов отличается от Z-отчёта?
Её печатает банковский терминал, и в ней только оплаты картой и по QR. Z-отчёт печатает онлайн-касса. В нём все чеки смены, наличные тоже.